3/27 ビジネスマナーを学ぶ(名刺交換、ビジネス会話編)
こんばんは、社会人歴7年半(から休職中)のおくだ(ゆ)です。
今日はリワークで初めてビジネスマナーを学びました。
ビジネスマナー自体はある程度は知ってるつもりでしたが、きちんと講義を受けたのは初でしたので記事としてまとめてみようと思います。
春先は新入社員になるかたや人事異動で異動されるかたも多く名刺交換をする機会が増えるかと思いますので、ご参考になればと思います
【目次】
名刺を交換しよう
①名刺を渡す際は自分の肩書を相手に伝える
名刺を渡す際は自分の社名、所属、名前をはっきりとした声で話しましょう。
(○○株式会社△△部の✖✖です)
②名刺は両手で受け取りましょう
片手で受け取るのは失礼になるので要注意です。
③名刺は目下の物から差し出す
名刺交換は原則、目下の物から先に差し出します。また、相手方が2人以上いる場合については地位の高い方(部長、課長であれば部長から)から名刺を交換する形になります。
④受け取った名刺は直ぐに名刺入れに直さずに名刺入れの上に置く
その人との会話が終わるまでは名刺は名刺入れの上に置いておきましょう。
立ちながら受け取った場合は下の絵のように名刺入れと重ねるように上に置けば大丈夫です。
⑤可能であれば名刺交換後は気の利いた会話を
社会を生きていく上で社交辞令の出来る出来ないは差のつくポイント。
ちょっとした世間話等を用意しておけばスムーズに商談、会議等に移れます。
⑥応接室に通されてから気を付けるべき事
応接室に通されて「こちらの席へどうぞ」の一声を頂いてからも油断大敵。「どうぞお掛けください」の一声を待ってから椅子へ座りましょう(面接と同じ要領ですね)。
また、商談等で相手の会社へ訪問している際は相手が座ってから椅子に着席するようにしましょう。
ビジネス会話を身につけよう
忙しい、日本社会。要点を絞った会話を心掛けないと忙しい上司の方から「要点をまとめて話して」と思いがけない叱責を受ける可能性も…
ビジネス会話を心掛けることで忙しい上司とのコミュニケーションも捗ることでしょう。
①まずは結論から
ビジネスの現場ではスピードが求められます。まずは結論から述べて、必要があればその理由や意見等を述べるようにしましょう。
②6w2H(5W2H)を意識して会話を構成する
6W2H(※場所によって5W1Hだったり5W2Hだったりと呼び方が違うことがあります)とは「When(いつ)」、「Where(どこで)」、「Who(だれが)」、「What(何を)」、「Whom(誰に)」、「Why(何のために)」、「How(どのように」、「How mach(いくらで)」の8要素の事を指し、ビジネスシーンでの会話・文章をまとめるうえで重要な要点を指します。
①のポイントと合わせて会話、文章を構成することで格段に話の内容が相手に伝わりやすくなります。
悪い例(内容がゴチャゴチャしており、伝わりづらい)
「今日は〇〇社の✖✖さんとミーティングがあり、競合の̻△△社が提示している金額が当社のものより安いということで、このままでは△△社に決まりそうでしたが、◎◎のオプションについて先日課長と打ち合わせした内容で提案したところ、当社の商品を購入していただけることとなりました」
良い例(結論から入るので何の話か直ぐに連想できる)
〇〇社の案件についてですが当社商品の購入が決定しました。決定打は先日課長と打ち合わせしたオプションの件で、競合が提示した提案よりも価格面では負けていましたがサービス面で契約を取ることができました」
③相手の理解度(反応)を見ながら話をする
ビジネスでの会話は相手が必ずしも自分の話を積極的に聞いてくれる訳ではありません。特に営業などの場では聞く耳すら立ててくれない場合もあります。
こうした場合は自分の話に耳を傾けてくれるように対応する必要があります。
④分かりやすくはっきりと話す
小さい声は自信がないように聞こえます。また、文章の語尾を曖昧に発言すると子供じみた印象を与えてしまいます。声は出来るだけ「はっきり」、かつ「語尾までしっかり」と話すよう心がけましょう。